Tietosuojaseloste

Tietorahti Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tietorahti Oy (y-tunnus 2734520-1)
Myrskylinnantie 16
21500 Kaarina

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Janne Lausvaara
janne.lausvaara@tietorahti.fi

2. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoistus

Rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän palveluihin liittyvien asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen ylläpitämiseen, hoitamiseen, analysointiin ja tilastointiin. Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla tai verkkosivuilla kerätty yhteystieto, jossa kysytty lupa markkinointiin.

3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri saattaa sisältää seuraavat tiedot:

• Henkilön nimi
• Yritykset, joissa henkilö on töissä
• Henkilön toimenkuva yrityksessä
• Yrityksen osoite
• Yrityksen toimialue
• Henkilön sähköpostiosoite
• Henkilön puhelinnumero
• Henkilön sosiaalisen median profiilin julkinen linkki

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:

janne.lausvaara@tietorahti.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
• Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• Sosiaalisen median julkisista kanavista asiakassuhteen syntyessä

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Asiakkaalta saatuja henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Tietorahti Oy:n ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

• Facebook
• Google
• Hubspot
• Nimble
• Finago

7. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Asiakkuuden loputtua tietoja säästetään pääsääntöisesti 3 vuotta. Säilytysaika voi olla myös lyhyempi, jos asiakas ilmaisee, että palvelu ei enää kiinnosta tai koske häntä.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.  Tällä hetkellä markkinointiviestit eivät vielä ole aktiivisessa käytössä.

Pyrimme tarvittaessa myös päivittämään tietojasi. Tarpeeton tieto poistetaan.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tilitoimistolla on pääsy vain voimassa oleviin asiakkuuksiin, joihin on muodostunut laskutettavaa työtä.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista sijaitsee EU:n ulkopuolella. Jos tietoa siirtyy EU:n ulkopuolelle, varmistamme että maa on EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu (Yhdysvalloissa sijaitsevat siirronsaajat) taikka siirto tapahtuu EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen.

10. Miten turvaamme tietosi

Tietojasi säilytetään pääosin sähköisessä muodossa palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti.

Lähtökohtaisesti keräämämme ja käsittelemämme henkilötietoja luottamuksellisina. Henkilötietoja voidaan luovuttaa työntekijöille tai alihankkijoille, jos tähän on asiakkaalta saatu lupa ja työn tekeminen tämän vaatii. Vain työtehtävän kannalta tärkeä tieto luovutetaan, ei kaikkea asiakastietoa.

Pääsy henkilötietoihisi on rajattu ja suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin, sormenjälkitunnistein ja käyttöoikeuksin. Yrityksen toimitilat ovat aina lukittu.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Pääsääntöisesti emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Tietoja evästeiden käyttämisestä

Tietorahdin verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Lisäksi hyödynnämme evästeitä digitaalisen markkinoinnin toteuttamisessa ja kohdentamisessa. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön. Useimmat selaimet mahdollistavat evästeiden poiskytkemisen selaimen asetuksista.

Käytämme sivustollamme kolmansien osapuolien tarjoamia analytiikkaohjelmistoja, jotka asettavat seurantaevästeen käyttäjän selaimeen. Evästeen avulla voidaan seurata, onko samasta selaimesta vierailtu sivustollamme aiemmin. Käyttäjän selain kertoo, onko seurantaeväste jo käytössä. Jos sitä ei löydy, asetetaan selaimeen uusi eväste.

Evästeiden avulla kerätään esimerkiksi seuraavia tietoja:

• selaintyyppi
• kaupunki
• sivuston sivut, joilla kävijä vierailee
• selaimen IP-osoite
• kellonaika
• mistä verkko-osoitteesta kävijä on tullut
• mistä verkkotunnuksesta kävijä on selaimella tullut